Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris OrganisasiSekretaris Organisasi adalah seseorang yang memiliki tugas untuk melakukan korespondensi, pengarsipan, membantu pekerjaan pimpinan, menjadi penghubung antara pimpinan dan anggota, serta mengatur jadwal pertemuan atau rapat.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Sekretaris Organisasi adalah sebagai berikut:

Melakukan tugas korespondensi

Tugas dan tanggung jawab sekretaris organisasi yang pertama adalah melakukan korespondensi. Artinya bahwa seorang sekretaris organisasi harus bisa melakukan pencatatan atas penerimaan dan pengiriman surat menyurat.

Jadi jika ada surat masuk ke organisasi, sebelum surat tersebut didisposisikan pada pemimpin organisasi atau divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti maka harus dilakukan pencatatan terlebih dahulu oleh sekretaris.

Sekretaris juga harus mampu membuat surat sesuai dengan kebutuhan dan mencatat surat keluar juga karena semua surat yang masuk baik surat masuk atau surat keluar harus terorganisir dengan baik.

Pengarsipan

Bberbagai macam dokumen penting mulai dari surat masuk, proposal, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai harus diarsipkan dengan baik sebagai dokumen pendukung atau untuk diambil kembali jika sewaktu – waktu dibutuhkan.

Membantu pekerjaan pimpinan

Seorang sekretaris juga memiliki kewajiban dalam membantu apa yang dikerjakan pimpinan organisasi. Semisal jika pemimpin berhalangan untuk hadir, maka seorang sekretaris memiliki kewajiban menggantikan pemimpin organisasi yang berhalangan hadir tersebut.

Nantinya sekretaris akan mencatat hasil rapat atau pertemuan dan kemudian menyampaikan kepada pimpinan organisasi. Sekretaris organisasi juga harus memastikan program kerja organisasi dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Menjadi penghubung antara pimpinan dan anggota

Seorang sekretaris juga memiliki kewajiban untuk menyampaikan kebijakan yang perlu diketahui kepada anggota baik lewat selebaran, surat, pengumuman, atau pun broadcast message. Sebaliknya, kritik, saran dan aspirasi anggota organisasi juga harus disampaikan oleh sekretaris kepada pimpinan.

Oleh sebab itu karena tugas sekretaris berhubungan dengan banyak orang maka seorang sekretaris harus memiliki  keterampilan menyampaikan pendapat dan pesan secara baik agar tidak terjadi miskomunikasi.

Menjadi penghubung pemimpin dengan orang di luar organisasi

Sekretaris menjadi pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain yang ingin menghubungi pimpinan organisasi. Jika pimpinan organisasi sedang ada, sekretaris dapat menyambungkan secara langsung.

Namun jika pimpinan organisasi berhalangan hadir, maka sekretaris akan menghimpun semua pesan masuk dari orang atau pimpinan organisasi lain ke pimpinan organisasinya.

Mengatur jadwal pertemuan atau rapat

Sekretaris harus mampu memanagemen waktu karena tugasnya juga berkaitan dengan penyusunan jadwal pertemuan atau rapat secara periodik. Sekretaris harus memastikan tidak ada jadwal yang berbentrokan.

Sekretaris organisasi juga akan mengatur jadwal pertemuan pimpinan dengan organisasi lain jika diperlukan.

Menjalankan perintah pimpinan dengan baik

Sebagai bawahan langsung pimpinan dan sebagai orang yang berhadapan langsung dengan pimpinan, seorang sekretaris harus mampu menjalankan semua perintah pimpinan utamanya yang berkaitan dengan penyampaian pesan, pengumpulan informasi, pengumpulan data, surat menyurat, pembuatan naskah pidato dan sebagainya.

Selain tugas dan tanggung jawab yang sudah disampaikan di atas, ada tugas dan tanggung jawab lainnya dari seorang sekretaris organisasi yaitu :

  • Menyiapkan rencana kerja
  • Menyiapkan dokumen dan pembahasan rapat
  • Membantu pimpinan organisasi membuat kebijakan dan keputusan yang bersifat darurat

Persyaratan yang Harus Anda Penuhi Untuk Bisa Menjadi Seorang Sekretaris Organisasi

Tak perlu terlalu banyak persyaratan sebenarnya untuk bisa menjadi seorang sekretaris organisasi. Biasanya sekretaris organisasi sama halnya dengan pengurus organisasi lainnya yang dipilih berdasarkan penunjukan atau kesepakatan bersama antar anggota.

Beberapa persyaratan yang harus ada pada diri seorang sekretaris organisasi di antaranya :

  • Mampu bekerja sama dengan baik
  • Mampu bekerja secara tim
  • Memiliki keahlian komunikasi yang baik
  • Bertanggung jawab
  • Loyal terhadap tugas
  • Disiplin
  • Mampu menangani permasalahan korespondensi
  • Mampu menangani surat menyurat dengan baik
  • Memiliki keahlian Microsoft excel, Microsoft word dan program surat menyurat lainnya

Tujuan Sebuah Organisasi Memiliki Sekretaris

Suatu jabatan dalam sebuah organisasi ada dengan maksud dan tujuan tertentu. Untuk jabatan atau posisi sebagai seorang sekretaris di sebuah organisasi ada dengan tujuan sebagai berikut :

  • Agar proses korespondensi berjalan dengan lancar
  • Memastikan kegiatan dan segala hal yang menyangkut pimpinan berjalan lancar tanpa kendala apapun
  • Sekretaris menjadi sumber informasi bagi pimpinan
  • Membantu pemimpin mengatur jadwal kegiatan atau kerja
  • Membantu pekerjaan pimpinan agar lebih mudah dan terarah
  • Menjadi media penghubung antara pimpinan dengan anggota atau organisasi lain
  • Menjadi media perekam, pengingat dan penyimpan kegiatan organisasi

Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.

Kersajama

Jika Anda ingin melakukan promosi disitus ini, Anda bisa langsung menghubungi kami melalui WA (08980782257) atau melalui email harkani.komputer@gmail.com

Related Articles

Artikel Terbaru