Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris GM

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris GMSekretaris GM adalah seseorang yang memiliki tugas untuk mempersiapkan ruang mempersiapkan ruang meeting untuk morning briefing, menulis notulen, membuat laporan bulanan, melakukan manajemen email masuk dan ikut berkontribusi dalam pembuatan summary business review.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris GM

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris GM

Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Sekretaris GM adalah sebagai berikut:

Persiapan ruang meeting untuk morning briefing

Tugas dan tanggung jawab sekretaris GM yang pertama adalah datang ke kantor lebih awal. Seorang sekretaris GM harus mempersiapkan ruang meeting yang nantinya akan digunakan untuk morning briefing oleh sebab itu ia harus datang lebih awal.

Menulis notulen

Ketika morning briefing dimulai, terdapat kunjungan kerja, pelaksanaan rapat, pertemuan dengan rekan bisnis dan lainnya, seorang GM Secretary harus menjadi notulen.

Ia juga harus membacakan semua rencana kerja atau hal – hal apa saja yang memang perlu dibacakan pada saat pertemuan atau rapat berlangsung, menulis hasil pembahasan dalam briefing atau rapat dan mengirimkan laporan hasilnya ke setiap divisi untuk melakukan follow up.

Membuat laporan bulanan

Seorang Sekretaris GM juga harus mengerjakan laporan setiap bulan. Biasanya laporan dibuat dua kali yaitu pada awal bulan dan di akhir bulan. Data – data atas laporan tersebut didapatkan dari setiap agenda yang dikerjakan kemudian ditulis sebagai laporan disatukan dalam satu file.

Nantinya laporan yang sudah dibuat akan dikirimkan kepada General Manager setiap bulan via email sebagai laporan pertanggungjawaban.

Melakukan manajemen email masuk

Sekretaris GM harus selalu melakukan pengecekan email yang masuk. Email penting harus dicatat dan email yang tidak penting harus segera dihapus. Setiap email yang masuk dan berkaitan dengan bidang kerja harus dibalas dengan baik dan sopan.

Biasanya seorang sekretaris GM memegang general email pada tempat kerjanya dan akan selalu berusaha mengupdate informasinya untuk didelegasikan sesuai ketentuan.

Berkontribusi dalam pembuatan summary business review

Setiap bulan dalam sebuah perusahaan biasanya dilakukan business review. Business review ini sendiri biasanya dilakukan setelah laporan income statement dibagikan oleh departemen keuangan dan setelah credit meeting dilakukan.

Tugas sekretaris GM di sini adalah mengingatkan General Manager setiap bulan untuk melakukan business review dan mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan business review. Kemudian ketika business review berlangsung, tugas dari Sekretaris GM adalah menjadi notulen dan membuat summary yang nantinya akan dikirimkan ke seluruh departemen terkait.

Membuat schedule manager on duty setiap bulan

Draft schedule manager on duty biasanya diselesaikan dengan bagian HRD terlebih dahulu. Hal tersebut menjadi sangat penting agar schedule yang dibuat sendiri nantinya tidak bersamaan dengan jadwal cuti dari masing – masing manager.

Membuat compliment voucher, barter voucher and paid voucher

Setiap pembuatan voucher menginap, food and beverage, swimming dan lainnya baik yang berbayar atau pun free biasanya dibuat oleh Sekretaris GM dengan persetujuan dari General Manager perusahaan tersebut.

Membuat pengajuan keperluan peralatan, perlengkapan dan belanja kantor

Setiap bulannya seorang sekretaris GM akan membuat pengajuan keperluan perlengkapan, peralatan dan belanja kantor kepada pihak departemen keuangan di perusahaan. Jika memang ada pengeluaran dan biaya yang berkaitan dengan general manager, sekretaris GM juga akan melaporkannya ke pihak departemen keuangan.

Jika ada keperluan yang harus dipenuhi untuk menunjang pekerjaan, sekretaris GM berwenang mengajukan pendanaan kepada departemen keuangan.

Persyaratan yang Harus Anda Penuhi Untuk Bisa Menjadi Seorang Sekretaris GM

Bagi Anda yang tertarik menduduki posisi sebagai sekretaris GM, ada beberapa persyaratan yang harus Anda penuhi di antaranya :

  • Pendidikan terakhir setara D3 atau S1 ilmu kesekretariatan atau sejenis
  • Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang terkait
  • Memahami korespondensi dengan baik
  • Memahami cara menggunakan software Microsoft word, Microsoft excel, Microsoft power point dan software kesekretariatan lainnya sesuai yang dibutuhkan

Selain syarat di atas, ada beberapa persyaratan tambahan yang biasanya diharuskan dipenuhi seorang calon sekretaris GM di antaranya :

  • Loyal
  • Disiplin
  • Mampu bekerja sesuai SOP
  • Berpenampilan rapi dan menarik

Gaji Sekretaris GM

Hal yang juga menarik dari profesi sebagai seorang sekretaris general manager adalah gajinya. Lantas dengan semua tugas dan tanggung jawab sekretaris GM, berapa gaji yang akan didapatkan?

Gaji sekretaris GM di setiap perusahaan tentu berbeda tergantung skala dan kapabilitas perusahaan membayar. Namun rata – rata posisi sekretaris GM di perusahaan kelas atas sekitar 9 – 12 juta rupiah per bulan. Sementara di perusahaan menengah sekitar 5 – 7 juta rupiah per bulan.

Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab sekretaris GM. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.

Kersajama

Jika Anda ingin melakukan promosi disitus ini, Anda bisa langsung menghubungi kami melalui WA (08980782257) atau melalui email harkani.komputer@gmail.com

Related Articles

Artikel Terbaru