Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Organisasi – Sekretaris dalam Organisasi adalah seseorang yang memiliki tugas untuk menjalankan semua perintah yang diberikan oleh pimpinan organisasi, membantu meringankan pekerjaan pimpinan, membantu menghubungkan antara pimpinan dan anggota, mengarsipkan dokumen penting dan mengatur jadwal kegiatan dalam Organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Organisasi
Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Sekretaris dalam Organisasi adalah sebagai berikut:
Menjalankan perintah pimpinan organisasi
Semua perintah pimpinan harus dijalankan dengan baik oleh seorang sekretaris organisasi meliputi:
- Mencari informasi tentang sesuatu hal
- Mengumpulkan data penting sesuai perintah
- Membuat naskah pidato untuk pimpinan organisasi dan sebagainya
Sekretaris Organisasi juga akan diminta untuk membantu meringankan pekerjaan pimpinan
Seorang sekretaris juga memiliki kewajiban dalam membantu pekerjaan pimpinan seperti menggantikan pemimpin jika pemimpin berhalangan hadir, membantu memantau dan memastikan bahwa program kerja organisasi berjalan mulus sesuai yang direncanakan.
Sekretaris Organisasi juga harus bisa membantu menghubungkan antara pemimpin dan anggota
Seorang sekretaris memiliki kewajiban untuk menyampaikan kebijakan kepada anggota baik melalui selebaran atau pun broadcast message. Kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin juga harus disampaikan oleh sekretaris dengan bahasa yang tepat agar tidak terjadi salah tafsir dan miskomunikasi.
Mereka yang akan menjadi penghubung antara pemimpin dengan orang di luar organisasi
Seorang sekretaris bertugas sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain yang ingin menghubungi pimpinan organisasi. Nah, di sini peran sekretaris dibutuhkan.
Melakukan korespondensi dengan baik
Mampu melakukan korespondensi dengan baik. Artinya bahwa seorang sekretaris memiliki tugas yang berkaitan dengan catat mencatat surat dan menerima surat yang dikirim ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin, atau divisi yang lain dalam organisasi.
Selain menerima surat, sekretaris juga harus memiliki kemampuan untuk membuat surat karena nantinya jika suatu organisasi yang dikelola memiliki kepentingan kepada organisasi lain maka surat akan dikirimkan dan yang membuatnya adalah sekretaris.
Mengarsipkan dokumen penting
Sekretaris organisasi juga memiliki tugas dalam mengarsipkan berbagai macam dokumen penting mulai dari surat masuk, proposal, surat keluar dan berbagai dokumen lainnya.
Mengatur jadwal
Seorang sekretaris harus mampu menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik. Sekretaris juga harus mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.
Selain tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam organisasi yang sudah disebutkan di atas, seorang kreatif juga harus mampu melakukan tugas tambahan seperti :
- Mampu menyiapkan rencana kerja
- Mampu menyusun poin yang akan dibahas dalam sebuah rapat
- Mampu membuat kesimpulan sebuah diskusi atau rapat
- Mampu menyusun kebijakan yang bersifat darurat sekalipun
Persyaratan yang Harus Anda Penuhi Untuk Bisa Menjadi Seorang Sekretaris Organisasi
Adapun beberapa persyaratan yang harus Anda penuhi untuk bisa menjadi seorang sekretaris dalam organisasi diantaranya adalah sebagai berikut:
- Memiliki keterampilan di bidang keadministrasian dan bidang terkait lainnya
- Memiliki pengetahuan, pengalaman dan wawasan yang sangat luas terkait hubungan interpersonal dan keadministrasian
- Harus pandai dalam berkomunikasi
- Mampu melakukan komunikasi dengan anggota organisasi atau pun orang di luar anggota organisasi
- Memiliki kemampuan dalam menangani atau menyelesaikan suatu masalah khususnya jika terjadi masalah yang berkaitan dengan ruang lingkup organisasi atau masalah kesekretariatan dalam organisasi
- Memiliki potensi yang kuat untuk bisa menjadi seorang sekretaris
- Memiliki tingkat kesabaran dan keuletan yang tinggi dalam bekerja dan menyelesaikan pekerjaannya
- Mampu beradaptasi dengan baik dan memiliki kemauan untuk belajar
- Mampu menjalankan program keadministrasian dengan baik seperti Microsoft excel, Microsoft word, atau Microsoft Power Point.
- Memiliki kesabaran dan keuletan yang tinggi dalam bekerja
- Disiplin dan cekatan dalam melakukan semua pekerjaan yang ditugaskan
- Memiliki penampilan yang menarik
- Memiliki attitude yang baik
Wewenang Sekretaris dalam Organisasi
Seorang sekretaris organisasi memiliki wewenang untuk membuat dan mengesahkan keputusan serta kebijakan organisasi secara bersama – sama dengan ketua dan wakil ketua dalam bidang administrasi atau kesekretariatan dan penyelenggaraan organisasi.
Oleh sebab itu seorang sekretaris harus memiliki kecakapan yang dibutuhkan dalam bidang komunikasi, utamanya korespondensi, pencatatan dan mengatur jadwal, dan sebagainya. Semua persyaratan yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris tersebut tak lain adalah guna mendukung dan membantu sekretaris dalam organisasi menjalankan tugas hariannya ketika menjabat.
Tanpa kecakapan dan keterampilan semacam itu tentu akan sulit bagi seorang sekretaris menjalankan tugasnya.
Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Organisai. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.